“真是太感謝你們了，幫我找到了2012年契稅完稅憑證稅務存聯，解決了辦理不動產證的大難題。”近日，家住花樣年華小區(qū)的劉燕女士對許昌市鄢陵縣稅務局表達了感謝，這是該局強化檔案電子化規(guī)范化管理，提高檔案開發(fā)利用水平，惠民利企的一個縮影。

為進一步提高征管檔案的使用效率和利用效益，去年以來，鄢陵縣稅務局大力推進以規(guī)范化、電子化為核心檔案管理工作機制，健全組織管理，加強分類整理，強化硬件管理，規(guī)范日常管理， 創(chuàng)新服務方式，實現了檔案利用與辦稅服務的高效運轉，有力推動了鄢陵稅收事業(yè)提能增效。

健全組織管理，實現檔案管理規(guī)范化。為統一規(guī)范、有效保護和充分利用稅收征管檔案，該局成立了檔案規(guī)范化、電子化管理工作領導小組，多次組織召開征管檔案規(guī)范化、電子化管理工作專題會議，研究征管檔案規(guī)范化、電子化管理工作，征集相關股室和分局對現行征管規(guī)范化、電子化資料管理工作的意見建議，研究制定征管檔案規(guī)范化、電子化管理辦法。同時成立檔案規(guī)范化、電子化管理工作小組，安排專職檔案管理人員及兼職管理人員，嚴格按照“誰辦理誰負責”原則，為征管檔案規(guī)范化、電子化建設提供有力保障。

加強分類整理，實現檔案管理系統化。堅持安全、保密、精準、規(guī)范的原則，清理稅務機構合并以前和以后的各類文書檔案、會計檔案、征管檔案，并按照電子檔案系統具體操作流程規(guī)范，結合稅收征管業(yè)務“真實、準確、規(guī)范”要求，科學分類、整理、編號、裝訂、入庫，做到整齊規(guī)范、排列有序、查找方便。同時，利用電子掃描儀、高拍儀等工具進行電子檔案歸檔，按照檔號編制，形成一案一卷、一卷一號的電子目錄，確保征管基礎信息的準確性和完整性，把“死檔案”變成“活信息”，讓檔案作用得到進一步有效發(fā)揮。

強化硬件管理，實現檔案管理安全化。建立規(guī)范化的專用檔案室，配備檔案管理計算機、空調、溫濕度計、消防器材、除濕機、吸塵器、干燥劑、殺蟲劑、監(jiān)控系統等必備設備用品，各類檔案設施齊全、完備、好用，確保檔案室消防、報警、電路、管道等符合相關規(guī)定，做到防火、防盜、防水、防 爆；制定救災應急預案，組織檔案管理人員學習保密及檔案管理制度規(guī)定，加強日常管理，定期排查安全風險隱患，杜絕檔案安全事故，確保檔案實體和信息的絕對安全。

規(guī)范日常管理，實現檔案管理科學化。建立檔案管理檢查機制，不定期對移交的各類檔案及歸檔情況進行檢查，將檔案管理納入組織績效考評，對各類檔案的采集、整理、移交、保管、借閱等各個環(huán)節(jié)與各股室和各稅務分局職責予以明確，確保檔案從立卷歸檔到保管統計，從移交利用到查詢保管有章可循。

創(chuàng)新服務方式，提升檔案開發(fā)利用便利化。為彰顯檔案管理增值利用成效，該局建立了檔案的歸檔文件目錄、案卷目錄等檢索工具和查閱審批日記、利用效果記錄等制度，運用計算機進行檔案檢索，規(guī)范查閱行為，提高查閱效率，并組織、指導檔案管理人員編撰實用的人事檔和征管檔案信息，讓檔案資料“活”起來，主動服務機關和基層以及全縣納稅人、繳費人。目前，該局文書檔案共整理12306件，數字化掃描17631頁。其中，稅收業(yè)務檔案資料5166卷，會計檔案689卷，實物檔案162件，聲像檔案中照片檔案230張(盤)，并按檔案規(guī)范要求全部制作了全文數字化目錄數據庫。僅2023年1至5月，就有32家企業(yè)財務人員和26名契稅納稅人通過該局檔案查詢第一時間解決了因征管資料遺失導致辦事卡殼的問題。